MENSCHEN • UNTERNEHMERISCHE ABLÄUFE • DIGITALE SYSTEME
Wenn deine Firma läuft, weil du ständig läufst, dann läuft sie nicht.
Die Arbeit läuft. Aber wie zuverlässig?
In vielen mittelständischen Unternehmen sind über Jahre digitale Prozesse, Abläufe, Zuständigkeiten und Werkzeuge gewachsen. oft pragmatisch, oft improvisiert.
Irgendwann merkt man, die Abläufe und Systeme passen nicht mehr zusammen. Informationen stecken in Insellösungen und isolierten Datensilos. Prozesse hängen an einzelnen Personen. Und mit jeder neuen Anforderung wird die Lücke größer.
Ein typisches Beispiel, das ich immer wieder sehe: Kollege A fragt Kollege B. Der weiß auch nicht Bescheid. Beide gehen zu Kollege C, der könnte entscheiden, tut es aber nicht.
Also stehen alle drei beim Chef auf der Matte. Und der muss wieder raus aus der Arbeit an seinem Unternehmen, zurück in die Arbeit in seinem Unternehmen.
Das kostet keine Überstunden. Das kostet Substanz. Und es taucht in keiner BWA auf.
Gleichzeitig steigt der Druck von außen:
E-Rechnung: Neue Pflichten. Neue Anforderungen an die Abläufe.
NIS2: IT-Sicherheit wird für betroffene Unternehmen zur Chefsache.
Digitalisierung: Kunden erwarten Tempo. Die internen Abläufe müssen mithalten.
Das Problem ist nicht fehlende Technik. Das Problem ist fehlende Struktur.
Und genau hier beginnt die eigentliche Arbeit herausfinden, weshalb der Ablauf stockt, bevor über eine Veränderung entschieden wird.
Geschäftsprozesse optimieren geht nicht nach Schablone
Geschäftsprozesse
erfassen & ordnen
Tatsächliche Abläufe sichtbar machen.
Zuständigkeiten und Entscheidungen klären.
Medienbrüche und Abhängigkeiten sehen.
Bevor etwas verändert wird, klären wir, was funktioniert, wo es hakt und was die Firma tatsächlich braucht.
Systeme sinnvoll verbinden
Vorhandene Lösungen prüfen.
Datenflüsse und Schnittstellen klären.
Passende Systeme wählen und verbinden.
Ob eine vorhandene Funktion ausreicht oder eine individuelle Verbindung notwendig ist, entscheidet sich anhand der tatsächlichen Anforderungen.
Sicherheit & Betrieb mitdenken
Daten und Zugänge schützen.
Relevante Anforderungen berücksichtigen.
Verantwortlichkeiten und Betrieb klären.
Eine Lösung muss auch nach der Einführung funktionieren, bei Änderungen, Fehlern und im täglichen Betrieb.
Erst verstehen. Dann entscheiden. Dann verändern.
Im richtigen Tempo und gemeinsam mit den Menschen, die täglich mit den Abläufen arbeiten.
Unternehmerische Verantwortung lässt sich nicht auslagern.
Ich übernehme Verantwortung für meine Arbeit. Die unternehmerischen Entscheidungen und die Verantwortung für das Unternehmen bleiben dort, wo sie hingehören.
Deshalb arbeite ich mit Unternehmern, die sich einbringen, Entscheidungen treffen und Veränderungen im eigenen Unternehmen mittragen. Wer einen Dienstleister sucht, dem er das gesamte Thema übergeben und sich anschließend zurücklehnen kann, wird mit mir nicht glücklich.
Mein Schwerpunkt: Dienstleistung, Handel, Produktion und überall dort, wo Menschen, betriebliche Abläufe und digitale Systeme zuverlässig zusammenspielen müssen.
Dienstleistung
Wir haben 40 Leute draußen beim Kunden und im Büro weiß keiner genau, wer gerade wo ist.
Ein Dienstleistungsunternehmen mit rund 45 Mitarbeitern, die überwiegend bei Industriekunden im Einsatz sind.
Die Einsatzplanung läuft über Excel und Telefon. Stundenzettel kommen als Foto oder auf Papier. Im Büro werden die Angaben erneut erfasst. Bei Unklarheiten landet die nächste Rückfrage bei der Geschäftsführung.
Die entscheidende Frage:
Warum braucht es für Einsatzplanung, Zeiterfassung und Abrechnung so viele manuelle Übergaben? Und welche davon ließen sich mit klaren Zuständigkeiten und passenden Systemverbindungen vereinfachen?
Darauf kommt es an: Mitarbeiter und Büro müssen mit denselben verlässlichen Informationen arbeiten können, auch wenn sich Einsätze oder Leistungen ändern.
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Handel
Bestellungen kommen per Mail, Telefon oder Fax. Und niemand hat den Gesamtüberblick.
Ein Handelsunternehmen mit rund 30 Mitarbeitern und eigenem Lager.
Angebote werden in Word erstellt, Rechnungen in einem anderen Programm. Onlineshop und Warenwirtschaft arbeiten getrennt. Lagerbestände stimmen nicht immer überein. Bei Reklamationen müssen Mitarbeiter Informationen aus mehreren Systemen zusammensuchen.
Die entscheidende Frage:
Welches System enthält die verbindlichen Informationen zu Kunden, Aufträgen und Beständen? Und was passiert, wenn ein Auftrag geändert, eine Lieferung verschoben oder Ware zurückgegeben wird?
Darauf kommt es an: Ein Auftrag muss vom Eingang bis zur Abrechnung nachvollziehbar bleiben. Auch dann, wenn etwas anders läuft als geplant.
Produktion
Wir produzieren gute Qualität. Aber zwischen Auftrag und Auslieferung verlieren wir jedes Mal Zeit und Nerven.
Ein produzierendes Unternehmen mit rund 120 Mitarbeitern.
Aufträge werden manuell in die Produktionsplanung übertragen. Materialbestellungen laufen über separate Listen. Reklamationen liegen in Ordnern. Welche Aufträge tatsächlich profitabel waren, erfährt die Geschäftsführung teilweise erst am Monatsende.
Die entscheidende Frage:
Wo gehen zwischen Auftragseingang, Materialplanung, Fertigung und Auslieferung Informationen verloren? Und welche Daten müssen zuverlässig vorliegen, damit Termine, Kosten und Ergebnisse steuerbar bleiben?
Darauf kommt es an: Ein Auftrag sollte über die gesamte Bearbeitung hinweg nachvollziehbar sein. Damit Abweichungen rechtzeitig erkannt und Entscheidungen auf belastbaren Informationen getroffen werden können.
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Vorträge & Medienauftritte
Digitalisierung, Prozessarchitektur & digitale Transformation im Mittelstand
So können wir zusammenarbeiten.
Digitaler Lage-Check
Kostenfreie Selbsteinschätzung.
Wie gut sind deine Abläufe, Systeme und Strukturen heute aufgestellt?
Mit dem digitalen Lage-Check bekommst du eine erste Orientierung. Die kurze Auswertung siehst du sofort, ohne deine Kontaktdaten.
Auf Wunsch gibt es eine ausführliche Auswertung.
Kostenfrei
Kursbestimmung
Persönliche und fachliche Orientierung.
Du hast eine konkrete Frage zu deinen Abläufen oder digitalen Systemen?
In 60 Minuten besprechen wir deine Situation, prüfen die wichtigsten offenen Fragen und klären, was als Nächstes sinnvoll ist.
Du erhältst anschließend ein Ergebnisdokument. Deine Fragen schickst du mir vorab, damit ich mich vorbereiten kann.
590 € netto
Lageplan
Eine fundierte Grundlage für dein weiteres Vorgehen.
Welche Zusammenhänge, Handlungsoptionen und Risiken lassen sich aus der Bestimmung deines bisherigen Standortes ableiten?
Auf Basis der Kursbestimmung und weiterer Informationen erstelle ich einen Management Report mit den wesentlichen Befunden, Handlungsoptionen und einer Empfehlung für die nächsten Schritte.
Wenn du die Kursbestimmung noch nicht durchgeführt hast, dann können wir diese in den Auftrag integrieren.
Preis auf Anfrage
Ich kenne Unternehmen von beiden Seiten.
Mein Name ist Ulrich Münchbach.
Viele Jahre habe ich als Vertriebsleiter den internationalen Vertrieb großer Unternehmen verantwortet. Später war ich selbst angestellter Geschäftsführer einer GmbH.
Seit 2008 bin ich selbstständig und arbeite mit Unternehmen daran, ihre betrieblichen Herausforderungen mit passenden digitalen Lösungen zu bewältigen.
Diese Erfahrungen prägen meine heutige Arbeit. Ich weiß, dass eine Entscheidung auf dem Papier sinnvoll erscheinen kann und sich trotzdem im Arbeitsalltag bewähren muss.
Deshalb interessieren mich nicht nur die technischen Möglichkeiten. Ich möchte verstehen, wie die Menschen im Unternehmen arbeiten, welche Informationen sie benötigen und welche Folgen eine Veränderung für den gesamten Ablauf hat.
Stimmen aus dem Netzwerk
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Ich war begeistert! Sein Motto: Digital transformieren - Menschlich bleiben hat man spüren können.
Dirk Koke Experte Digitale Kommunikation & Virtual Reality, AR&VR Fachmagazin
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Top Beratung Mit Ulrichs Tipps zur Digitalisierung sind wir echt weitergekommen. Alleine die automatisierten Prozesse haben unsere Arbeitsweise total erleichtert. Top Beratung. Hat uns richtig weitergebracht!
Claudia Lenz Expertin für Selbstermächtigung & Aura-Chirurgie
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Sehr inspirierend! Super Leistung in Sachen Stärkung der Motivation, Effizienz, strategisches Denken und Innovation bei Teams durch Einsatz von intelligenter Technologien.
Hana Nasser Life & Business-Coach, Mediatorin
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Die Technik alleine macht es nicht. Innovation, Kreativität und vor allem Motivation sind unabdingbare Voraussetzungen / Bestandteile. In diesem Team trifft Kompetenz auf modernes Management.
Oliver Becker Leadership und Digital Mindset
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Meine absolute Empfehlung!!! Herrn Münchbach habe ich auf einem Business-Event kennengelernt. Bin ihm für die Impulse sehr dankbar, die er meinem Team und mir mit auf den Weg gegeben hat.
Katharina Maurer Akquiseakademie Maurer
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Ulrich Münchbach und sein Team haben uns mit der Digitalisierung echt weitergeholfen. Vor allem damit, unser Business komplett in die Cloud zu bringen und dort sicher zu betreiben. Die haben was drauf, wenn's darum geht, spezielle Lösungen für nicht alltägliche Firmen zu finden. Ich kann Ulrich Münchbach uneingeschränkt weiterempfehlen!
Kerstin Kleemann Naturheilpraxis Kleemann
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Die Technik alleine macht es nicht. Innovation, Kreativität und vor allem Motivation sind unabdingbare Voraussetzungen und Bestandteile. In diesem Team trifft Kompetenz auf modernes Management.
Helene Roselstorfer helene.moves
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Schon das erste persönliche Gespräch mit Ulrich Münchbach hat mich sehr beeindruckt. Mit Kompetenz und Offenheit gibt er sein Wissen weiter. Ich freue mich schon auf die weitere Zusammenarbeit.
Silja Reichelt Initiatorin Ladies Finance Online Kongresse
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Ulrich Münchbach und sein Team haben uns bei dem Thema Digitalisierung extrem nach vorne gebracht. Besonders hervorzuheben ist hier, dass individuelle Lösungen für nicht alltägliche Unternehmen gesucht und gefunden werden. Herzlichen Dank.
Dania Reetz Speakerin, Trainerin, Autorin
Häufige Fragen zu Abläufen, digitalen Systemen und unserer Zusammenarbeit
Unsere Firma funktioniert doch. Woran erkenne ich, dass wir etwas verändern sollten?
Dass die Arbeit erledigt wird, bedeutet noch nicht, dass die Abläufe zuverlässig funktionieren.
Interessant wird es beispielsweise, wenn Informationen mehrfach erfasst werden, Mitarbeiter für Entscheidungen regelmäßig den Chef brauchen oder niemand genau weiß, was bei einer Terminänderung mit den nachfolgenden Arbeitsschritten passiert.
Solche Situationen sind ein Anlass, genauer hinzusehen. Ob eine Veränderung notwendig und wirtschaftlich sinnvoll ist, zeigt erst die Untersuchung.
Muss ich dafür meine vorhandenen Programme austauschen?
Nicht unbedingt. Zuerst prüfen wir, was die vorhandenen Programme bereits können und wo die eigentlichen Schwierigkeiten entstehen.
Manchmal reichen klarere Zuständigkeiten, andere Einstellungen oder eine vorhandene Schnittstelle. Manchmal ist eine zusätzliche Verbindung sinnvoll. Ein Systemwechsel kommt infrage, wenn die bisherigen Lösungen die Anforderungen nicht zuverlässig erfüllen können oder ihre Weiterentwicklung wirtschaftlich nicht sinnvoll ist.
Dabei betrachten wir auch Datenübernahme, laufende Kosten, Abhängigkeiten und den Aufwand für deine Mitarbeiter.
Ist unsere Firma nicht zu klein für solche Untersuchungen?
Die Mitarbeiterzahl allein sagt wenig darüber aus, wie kritisch ein Ablauf ist oder sein kann.
Auch in einem kleinen Unternehmen kann es erhebliche Folgen haben, wenn nur eine Person weiß, wie ein wichtiger Auftrag bearbeitet wird. Umgekehrt braucht nicht jedes größere Unternehmen eine umfassende Prozessuntersuchung.
Entscheidend sind die Bedeutung des betreffenden Ablaufs, die möglichen Folgen eines Fehlers und die Frage, was eine Untersuchung tatsächlich klären kann.
Was bekomme ich für die 590 € bei der Kursbestimmung?
Wir beschäftigen uns 60 Minuten mit deiner konkreten Situation und den Fragen, die du mir vorab geschickt hast. Den kostenlosen Digitalen Lage-Check kannst du zur Vorbereitung nutzen.
Ich gebe dir eine fachliche Ersteinschätzung, benenne wichtige offene Punkte und wir besprechen, welcher nächste Schritt sinnvoll sein könnte.
Anschließend erhältst du ein Ergebnisdokument. Damit kannst du auch unabhängig von einer weiteren Zusammenarbeit Entscheidungen vorbereiten.
Worin unterscheiden sich Kursbestimmung, Lageplan und Audit?
Bei der Kursbestimmung erhältst du eine persönliche Ersteinschätzung zu deiner Situation.
Der Lageplan geht einen Schritt weiter. Auf Grundlage unserer Kursbestimmung und der verfügbaren Unterlagen arbeite ich relevante Zusammenhänge, Risiken, Handlungsoptionen und Prioritäten in einem schriftlichen Management Report aus.
Beim Audit untersuchen wir zusätzlich die tatsächlichen betrieblichen Verhältnisse. Wir betrachten relevante Abläufe, Übergaben, Zuständigkeiten und Sonderfälle, soweit sie für den vereinbarten Untersuchungsauftrag erforderlich sind.
Du kannst auch direkt ein Audit anfragen. Die anderen Angebote sind dafür keine Pflichtstationen.
Kann ich dich auch direkt mit der Umsetzung beauftragen?
Du kannst mich mit einem konkreten Umsetzungsvorhaben ansprechen. Bevor ich dafür einen Umsetzungsauftrag übernehme, müssen wir allerdings die tatsächliche Ausgangssituation ausreichend untersuchen.
Ich muss wissen, was bereits funktioniert, welche Systeme und Menschen beteiligt sind, welche Abhängigkeiten bestehen und was bei Änderungen oder Fehlern passieren kann.
Welche Untersuchung dafür erforderlich ist, richtet sich nach dem Vorhaben. Erst auf dieser Grundlage vereinbaren wir Umfang, Verantwortlichkeiten und Vorgehen der Umsetzung.
Wie viel muss ich als Unternehmer selbst mitarbeiten?
Du musst weder Software konfigurieren noch jedes technische Detail verstehen. Dafür beauftragst du mich schließlich.
Was ich allerdings brauche, sind verlässliche Ansprechpartner, Zugang zu den erforderlichen Informationen und Entscheidungen, wenn mehrere Wege möglich sind.
Die vereinbarte fachliche Arbeit liegt in meiner Verantwortung. Die unternehmerischen Entscheidungen und die Verantwortung für dein Unternehmen bleiben bei dir.
Betrifft uns NIS2, auch wenn wir kein großes Unternehmen sind?
Das lässt sich nicht allein anhand der Mitarbeiterzahl beantworten. Ob dein Unternehmen unmittelbar unter die gesetzlichen Anforderungen fällt, hängt unter anderem von seiner Tätigkeit, seiner Größe und den gesetzlichen Zuordnungskriterien ab.
Auch ohne unmittelbare gesetzliche Betroffenheit können Kunden oder Auftraggeber bestimmte Sicherheitsnachweise und Schutzmaßnahmen vertraglich verlangen.
Deshalb sollten wir zunächst unterscheiden, welche gesetzlichen Pflichten tatsächlich gelten, welche Anforderungen aus Kundenverträgen entstehen und welche Sicherheitsmaßnahmen für deine betrieblichen Abläufe unabhängig davon sinnvoll sind.
Wir können E-Rechnungen empfangen. Ist das Thema damit erledigt?
Nein, nicht unbedingt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht rechtlich bereits ein E-Mail-Postfach aus.
Beim Ausstellen gelten jedoch Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen noch herkömmliche Rechnungen ausstellen. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro gilt diese Übergangsregelung grundsätzlich noch bis Ende 2027.
Unabhängig davon stellt sich die betriebliche Frage: Wie werden eingehende Rechnungen geprüft, freigegeben, verbucht und ordnungsgemäß aufbewahrt? Wer erkennt Fehler, und was passiert bei Rückfragen oder Korrekturen?
E-Rechnungen empfangen zu können, ist deshalb nur ein Teil der Aufgabe. Entscheidend ist auch, wie zuverlässig der gesamte Rechnungsprozess funktioniert.
Du hast eine konkrete Frage zu einem wichtigen Ablauf in deinem Unternehmen?
Vielleicht weißt du bereits, wo es hakt. Vielleicht merkst du nur, dass etwas nicht mehr so zuverlässig funktioniert, wie es sollte.
Lass uns in einem kostenfreien Kennenlerngespräch klären, worum es geht und ob ich der richtige Ansprechpartner für dein Anliegen bin.
