Arbeiten automatisieren ist wichtiger denn je. Als Handwerker wissen Sie, dass die Grundlage für jeden Erfolg ein effizienter Arbeitsablauf ist. Und Sie kennen die Herausforderungen, die mit dem Einsatz neuer Technologien und dem Automatisieren von Prozessen einhergehen

Viele Unternehmen fürchten, dass der Wechsel zu neuen Technologien wie der Digitalisierung und Automatisieren kompliziert und teuer wird. Deshalb muss dieser Prozess für Sie verständlich sein und zur Sicherheit Schritt für Schritt in der Umsetzung begleitet werden.

Eine der besten Möglichkeiten ist die digitale Automatisierung. Mit der richtigen Automatisierung können Unternehmen viele Vorteile erzielen, darunter: Zeit- und Kostenersparnis, reduzierte menschliche Fehler, bessere Kommunikation, mehr strategische Denkweise und höhere Kundenzufriedenheit.

In diesem Blog-Beitrag gehen wir darauf ein, wie Sie mit digitalen Technologien Ihren Betrieb optimieren, Kosten sparen und die Zufriedenheit Ihrer Kunden erhöhen.

Wieviel Zeit brauchen Sie für den täglichen Schreibkram?

eMails, Angebote, Dokumentationen, Briefe an Kunden, Nachrichten an Lieferanten, Berichte an Geschäftspartner. All die Arbeiten, die nicht so sehr in Ihre Kerntätigkeit als Handwerker fallen. Und unter uns beiden, hier im Vertrauen. Da ist doch die Aufschieberitis vorprogrammiert.

Und schon wieder sitzen Sie als Chef des Handwerksuntrnehmens am Wochenende im Büro, weil am Montag MUSS das alles fertig sein.

Mein Tipp: Automatisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe in Büro, Disposition und Kommunikation! – Das schafft Freiraum, senkt Kosten und Stress.

Digitale Systeme helfen Ihnen, Arbeitsabläufe zu optimieren. Mit einem gut gepflegten CRM lassen sich viele wiederkehrende Aufgaben automatisieren, so dass Ihnen zum richtigen Zeitpunkt die Ergebnisse zur Verfügung stehen.

• Fristgerechte Eingaben

• das Dankeschön an den Kunden für die Abschlusszahlung

• die Berechnung der Aufmassdaten

• der Geburtstagsgruß an Geschäftspartner, Mitarbeiter oder Kunden

• etc. etc. etc.

Das ist nur eine kleine Auswahl der Schreibarbeiten, die getran werden müssen, aber unendlich viel Zeit fressen. Besonders dann, wenn man dafür erst Unterlagen zusammensuchen muss oder schlicht vor einem weissen Blatt Papier sitzt und nicht weiss, was man schreiben soll.

Kosten senken und Zeit sparen bedeutet auch sicherzustellen, dass alle Prozesse richtig und effizient ausgeführt werden. Mit automatisierten Systemen können Sie mühelos Kundeninformationen sammeln, speichern und verarbeiten.

Daten sind das Schmiermittel im Getriebe Ihres Unternehmens. Was passiert, wenn man keine Schmierung oder die Falsche im Getriebe hat? Es hakt und läuft nicht rund.Wenn es dann überhaupt läuft.

Daten sind die Basis, auf denen Ihre Entscheidungen aufbauen. Deshalb müssen sie zu jeder Zeit in ausreichender Menge, am richtigen Platz und vor allem … belastbar sein!

Viele Herausforderungen, die heutzutage von guten Systemen im Hintergrund erledigt werden. Und mal ehrlich. Die digitale Welt ist heute so weit, dass das alles sicher und ohne großen IT- oder Netzwerk-Kram zu machen ist.

Verringern Sie menschliche Fehler, indem Sie mit digitalen Systeme unterstützen!

Als  Handwerksunternehmer haben Sie viel zu tun und es ist schwierig, sich um alle Details zu kümmern. In der Hektik des Alltags ein falscher Handgriff, das Dokument dem falschen Empfänger geschickt und aus Versehen wichtige Unterlagen gelöscht.Egal was es ist, sofort stehen Kosten im Raum und der Feierabend wird wieder einmal ins Büro verlagert, um das alles glatt zu ziehen.

Mit dem digitalen Automatisieren Ihrer Arbeitsabläufe können Sie mühsame und fehleranfällige Aufgaben an Ihr System  übergeben, das Ihnen dabei hilft, effizienter zu arbeiten und auf mögliche Fehlerquellen zu achten.

Einsparungen und das Senken von Kosten sind ebenfalls zentrale Themen im Unternehmeralltag. Aufgaben wie das Ausfüllen von Formularen und das Einholen von  Unterschriften lassen sich automatisieren. Die Kosten für Papier, Drucken und Porto werden ebenfalls reduziert. Viel mehr, als wenn Sie sich ausschließlich auf manuelle Prozesse verlassen.

Optimieren und automatisieren Sie die Kommunikation

Ein neuer Kunde ruft an. Super! Aber der will zuerst Produktunterlagen, Referenzen, Informationen zu dies und zu jenem und am besten noch “eine erste Idee, was das denn alles so kosten wird…”

Das sind die Momente zwischen Freue und Verzweiflung. All das Zeug jetzt zusammenstellen, auf den Anrufer abzustimmen und dann zu verschicken. Da gehen wieder unbezahlte Arbeitsstunden drauf.

Und überhaupt, ich war doch vor dem Anruf in einer wichtigen Arbeit. Wo sind jetzt die Gedanken und Ideen für MEINE Arbeit hin. – Also alles wieder zurück auf Anfang. Bis zum nächsten (störenden) Anruf.

Wie kann diese Szene mit Hilfe von digitaler Hilfe aussehen? Angefangen bei der Webseite als erster Kontakt und Kommunikationsportal zu neuen Kunden?

Ein Online-Kalender, in dem sich die Kunden Gesprächstermine buchen können im Einklang mit Ihren Terminen. Argument: “Lieber Kunde, zu dem Termin habe ich dann auch wirklich Zeit und volle Aufmerksamkeit für dich. Ohne Störungen!”

So schaffen Sie sich Zeit-Korridore, in denen Sie ungestört arbeiten können.

Außerdem wird der neue Kunden durch die Buchung mit seinen Daten schon in Ihrem CRM eingetragen. Richtig, das macht der neue Kundes selbst.

Und darauf bauen Sie bei dem Gespräch auf.

• Telefonieren oder Video mit dem Kunden

• sofort das Gespräch am richtigen Platz zusammenfassen

• die nächsten Aufgaben in dem Vorgang erstellen

• UND an die richtigen Mitarbeiter delegieren

• den Folgetermin mit diesem Kunden erfassen

Und was ist mit den Unterlagen? Die sind digital hinterlegt. Die Auswahl wird im CRM während des Gesprächs einfach geklickt und verschickt. Zusammenstellen und personalisieren der Schriftstücke macht Ihr System im Hintergrund. Und der Kunde fühlt sich direkt angesprochen.

Die Technologien stehen uns heute zur Verfügung. Ihre Handhabung ist kein Hexenwerk mehr und auch keinen geheimnisvollen IT-Admins vorbehalten.

Ihre Geschäftsdaten gehören an einen zentralen Ort. Zum speichern und verwalten und … von wo aus diese Daten auch ein Stück weit selbst arbeiten können. Natürlich unter Ihrer Kontrolle!

Ermöglichen Sie Mitarbeitern eine mehr strategische Denkweise durch einen einfacheren Zugang zu Kundeninformationen

Das Telefon in der Tasche klingelt. Es ist der Capo: “Sag mal Chef, hab eben in der Baumappe gelesen, bei dem neuen Kunden können wir die Bodenplatte doch auch nen Tag früher machen. Lass es uns doch mit dem laufenden Projekt kombinieren, dann brauchen wir die Betonpumpe nur für einen Tag mieten.”

Wenn wir mal ehrlich sind, dann können wir in der hektischen Zeit nicht mehr alles selbst im Blick haben. Die wenigen Facharbeiter, die wir noch in den Firmen sind, haben trotzdem große Erfahrung. Geben Sie Ihnen die Chance, diese einfach und schnell in das Tagesgeschehen mit einzubringen.

Muss der Baustellenrapport tatsächlich auf dem Computer geschrieben werden. Ist doch nur zum Nachweis. Dann kann der Mitarbeiter das doch auch mit dem Handy machen, das Video schon beim Aufnehmen kommentieren und direkt in den Kundenordner in der Cloud hochladen. Ein einziger Arbeitsschritt.

Und der Kunde bekommt einen Austauschordner, in dem alle seine Berichte, Dokumente und Nachweise für ihn zum Download liegen. Auf den Abschlagsrechnungen steht dann nur noch “Nachweise siehe Austauschordner”.

Es kann auch einfacher gehen.

Fazit

Digitalisierung kann in Handwerksbetrieben einen großen Mehrwert schaffen, denn auch hier geht die Entwicklung mit großen Schritten weiter. Insbesonder im Hinblick auf folgende Generationen oder die Weitergabe von Unternehmen.

Auch wenn dieser Beitrag einige konkrete Beispiele aus dem Alltag angerissen hat, so sind die Möglichkeiten der Digitalisierung und Automatisieren von Arbeitsabläufen noch weitaus leistungsfähiger.

Ich achte von Anfang an darauf, dass wir Ihre gewachsenen Strukturen, Arbeitsabläufe und liebgewonnen Gewohnheiten mit einbeziehen – soweit zielführend. Traditionelles muss nicht immer “veraltet” sein. Manchmal geht es aber mit einem digitalen Gerüst einfach besser.

Interesse? Dann kontaktieren Sie uns einfach hier über den Kalender. (Kennen Sie ja schon von oben aus dem Beitrag .😉).

Ich freue mich auf das Gespräch mit Ihnen. 👍😃🌈