Ein Sprung in die Welt der All-in-One-Business-Suiten
Stell dir vor, du hast einen Werkzeugkasten, in dem jedes Werkzeug perfekt mit dem anderen nahtlos zusammenarbeitet.
Kundenverwaltung – Auftragswesen – Projektplanung – Human Resources – usw.
Klingt für den einen oder anderen wie ein Traum? Doch genau das sind integrierte Software-Suiten, mit denen sich ein Geschäftsbetrieb maßgeschneidert steuern lässt. Eine Sammlung von Anwendungen, die Hand in Hand miteinander arbeiten. Eben wie digitale Mitarbeiter, die 24/7 für dein Unternehmen arbeiten – ohne Pause, krank sein oder Urlaub.
Außerdem sind die modernen Vertreter dieser Suiten heutzutage intuitiv zu bedienen, hoch flexibel und anpassbar.
Warum sollte mich das interessieren?
Nun, wenn du dein Unternehmen auf das nächste Level bringen möchtest, kann so eine integrierte Software-Suite genau das Richtige für dich sein. Sie hilft dabei, die Zusammenarbeit zu verbessern und Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Und wer möchte das nicht?
„Ja, aber ich bin ja nur ein Solopreneur oder Kleinunternehmer mit wenigen Mitarbeitern. Brauche ich dann so was überhaupt?“
Sind wir mal ehrlich. In diesen Firmengrößen ist man selbst oft an allen möglichen Stellen gefragt. Verwaltungsaufwand, Schreibkram, zeitfressende Nebenbeschäftigungen. Der Volksmund spricht auch gerne vom „Mädchen für alles“.
Arbeitsabläufe auf „kontrolliertem“ Autopilot
Um die Frage aus meiner Sicht zu beantworten: Geschäftsprozesse automatisieren ist besonders wichtig für Solopreneure oder Kleinunternehmen. Warum?
- Die wiederkehrenden Routineaufgaben lassen sich damit weitestgehend automatisieren und schaffen Luft für andere, wichtigere Aufgaben. Kreativ arbeiten für die nächste Marketing-Kampagne ist aus meiner Sicht wichtiger, als Dokumente einem Kontakt zuzuordnen. Letzteres ist Aufgabe des Systems.
- Mit vorgegebenen Prüfroutinen können wir uns selbst kontrollieren, um in der Hektik des Alltags nicht aus Versehen Fehler zu machen. Wie schnell sind Kleinigkeiten übersehen, die möglicherweise Ergebnisse in unserer Arbeit verfälschen und uns später zu aufwändiger Nacharbeit zwingen. Ich kann mir schönere Arbeiten vorstellen.
- Mit den digitalen Helferlein lässt sich die Kundenkommunikation und das Marketing ein Stück weit auffangen. Gespräche digital z.B. über einen Bot vorzuqualifizieren bringt uns den Freiraum, die Zeit wirksamer zu nutzen.
Die Liste ließe sich an der Stelle noch um viele Punkte weiterführen.
Fakt ist, wenn deine Prozesse automatisiert und miteinander vernetzt ist, kannst du die Geschäftsprozesse beschleunigen und es läuft wie am Schnürchen. Auch Veränderungen lassen sich schneller und wirksamer auffangen und integrieren. So bist du immer einen Schritt voraus!
Zusammenarbeit? Na klar!
Zentrale Kommunikation für alle Beteiligten
Überquellende eMail-Boxen, endlose Meetings – wer kennt das nicht. Im Anschluss möglicherweise Protokolle, Aufgaben verteilen und das Abarbeiten prüfen. Hast du dich mal ganz ehrlich selbst beobachtet, wie oft du die gleiche Arbeit mehrfach in die Hand nimmst, bis sie in der richtigen Form vorliegt.
„Geht ja schnell. Sind nur ein paar Augenblicke.“
In der Summe auf das Jahr gerechnet kommen hier plötzlich richtige Zeitspannen zusammen, die am Ende des Tages in Euro und Cent zu bewerten sind. Da laufen schnell mal 4-stellige Beträge oder noch mehr für die Ansammlung dieser „paar Augenblicke“ auf.
Präsenztreffen in gesundem Maß ergänzen mit firmeneigenen Chat-Systemen, Videoplattformen, auftragsbezogenen Nachrichtensysteme z.B. in der Projektplanung. So lassen sich viele Fragen auf „dem kurzen Dienstweg“ klären, ohne dass der andere störend aus seiner Arbeit gerissen wird.
Integrierte Software-Suiten sorgen dafür, dass alle in deinem Unternehmen miteinander sprechen können. Keine Missverständnisse mehr, keine langwierigen E-Mail-Ketten. Einfach pure, unverfälschte Zusammenarbeit.
Informationsaustausch leicht gemacht
Wenn alle Anwendungen miteinander sprechen, ist der Informationsaustausch ein Kinderspiel. Daten an zentraler Stelle in strukturierter Form, so dass jeder, der damit arbeitet, sich sofort zurechtfindet. Keine verlorenen oder veralteten Informationen.
Insbesondere Solopreneuren und Kleinunternehmen kommt es zugute, dass solche All-in-One-Business-Systeme ohne eigene Netzwerke auskommen. Mit einer integrierten Software-Suite kannst du deine IT-Infrastruktur vereinfachen und so eine spürbaren Kostenblock loswerden.
Und das Beste: Ganz gleich, ob Desktop, Laptop, Tablet oder Handy. Ob Windows, Mac, iOS oder Android. Sie alle sind auf ihre Wiese nur Zugänge zu dieser Business-Suite. Die Daten werden mit den Tools der Suite verarbeitet und bleiben auch dort.
Und trotzdem lassen sich in der Regel auf einfach Weise Backups der eigenen Daten anfertigen. Entweder werden diese turnusmäßig von den Plattformen durchgeführt und dem User zum Download zur Verfügung gestellt, oder man sichert sich seine Dateien über den Client, mit dem der Cloud-Speicher in den eigenen Datei-Explorer integriert ist.
Schulungsaufwand minimieren
Wenn alle Anwendungen miteinander harmonieren und über eine intuitive Benutzeroberfläche zu bedienen sind, halten sich die erforderlichen Schulungen für die Systeme in Grenzen.
Innerhalb einer solchen Business-Suite gleichen sich die Vorgehensweise in vielen Bereichen. So finden wir uns auch dann in neuen Apps der Plattform schnell zurecht, auch wenn wir bisher noch nicht damit gearbeitet haben. Es ist vertraut und so kann man oft sofort loslegen und sich auf das Wesentliche konzentrieren.
Datensicherheit auf Hochtouren
Zugriffskontrolle für Fort Knox
Schon in Kleinfirmen gibt es Bereiche, die jetzt nicht unbedingt jeder Mitarbeiter sehen oder bearbeiten soll. Sensible Daten wie Geschäftsabschlüsse, Gehaltsnachweise, Vertragsunterlagen, etc. Die Liste nimmt schon in dieser Firmengröße eine beachtliche Länge an.
Es braucht ein Berechtigungskonzept. Regeln die steuern, wer was darf und … was eben nicht.
In meinen Datenschutz-Audits ist es mir insbesondere bei den Firmen, die auch ausbilden, immer wieder begegnet, dass die Azubis die meisten Rechte hatten.
„Wie bitte?“
Der Grund ist ein echter Klassiker. Der Azubi beginnt in einer Abteilung für ein paar Wochen. Um die gestellten Aufgaben zu erledigen braucht er die Zugriffsrechte für diese Abteilung. Soweit so gut.
Jetzt wechselt er in die nächste Abteilung und braucht dort für deren Aufgaben auch wieder Berechtigungen. Leider wird ganz häufig versäumt, die Zugriffsrechte der vorangegangenen Abteilung wieder zu löschen.
„Schlimmer geht immer“ – als Abwandlung zu Murphys Gesetzen
Ein scheußliches Szenario will ich an dieser Stelle ebenfalls ansprechen. Auch wenn es Angst macht.
Schwarzer Bildschirm – und jetzt. Entweder mit einer Absturzmeldung oder gar der Nachricht, dass alles gehackt und verschlüsselt wurde.
All-in-One-Business-Suiten auf einer Internet-Plattform verwenden in der Regel eigenen und deutlich professionellere Schutzmechanismen. So sind deine Daten sicher und geschützt vor bösen Überraschungen.
Was uns aber nicht davon freisprechen sollte, die eigenen Systeme geschützt und „sauber“ zu halten.
Datenintegrität – was issn das?
Ein kurzer Blick hinter die Kulissen. Was unser digitales Betriebsvermögen tatsächlich ausmacht, das sind einzelne Daten, die wir durch das CRM und weitere System miteinander in Beziehung bringen. Wie z.B. den richtigen Vornamen mit dem dazugehörigen Nachnamen, der richtigen Wohnadresse des Menschen und die korrekten Kontaktdaten.
„Logisch. Weiss doch jeder.“
Das mag sein, doch es schließt auch die Pflege und Aktualisierung dieser Daten mit ein. Nervige Aufgabe, zugegeben. Doch auch hier können heute schon Bots mit angereicherten Daten aus dem Netz weiterhelfen.
Oder stell dir mal vor, eine Schadsoftware befällt dein System und … zerstört nichts. Gar nichts.
Nein, im Gegenteil, sie hat scheinbar überhaupt nichts verändert. Doch im Hintergrund schüttelt sie die Datenbank mit deinen Kontaktdaten mal gehörig durch, so dass nichts mehr zueinander passt. So einen Schlamassel aufzuräumen macht keinen Spaß.
Für eine Datenintegrität auf höchstem Niveau soll gewährleistet sein, dass sich Änderungen und Aktualisierungen an einer Stelle durch das ganze System hindurch ziehen. Das bedeutet, dass alle Daten konsistent und up-to-date bleiben. So kannst du dich darauf verlassen, dass deine Informationen immer topaktuell sind.
Fazit: Das Sahnehäubchen auf dem Kuchen
Die Vorteile einer All-in-One Business-Suite zum Geschäftsprozesse automatisieren liegen auf der Hand. Sie bietet Effizienz, Zusammenarbeit und Datensicherheit auf einem ganz neuen Level. Mit einer integrierten Software-Suite kannst du dein Unternehmen digitalisieren und automatisieren, ohne dass du dich in komplizierten IT-Strukturen verlierst.
Ob Solopreneur, Kleinunternehmer oder großes Unternehmen, eine integrierte Software-Suite kann der Game Changer sein, der dein Business auf das nächste Level bringt.
FAQs: Die Fragen, die du dir schon immer gestellt hast
1. Was ist der Unterschied zwischen einer integrierten All-in-One-Suite und einer normalen Software-Lösung?
Im Grunde genommen sind integrierte Software-Suiten wie ein schickes, gut geöltes Maschinen-Orchester, während herkömmliche Software-Lösungen eher wie einzelne Instrumente sind, die ihr eigenes Ding machen.
Außerdem steht bei Einzellösungen die Frage im Raum, wie die Daten von der einen Anwendung in die andere kommen bzw. an den verschiedenen Stellen aktualisiert werden. Für Menschen ohne IT- oder Programmierkenntnisse schnell ein zeitraubendes Unterfangen.
2. Wie hilft mir eine integrierte Software-Suite dabei, mein Unternehmen zu skalieren?
Sie sorgt dafür, dass du Geschäftsprozesse automatisieren, vereinfachen, beschleunigen und die Zusammenarbeit verbessern kannst. So kannst du dein Unternehmen schneller wachsen lassen.
3. Kann ich meine integrierte Software-Suite an meine Bedürfnisse anpassen?
Aber sicher! Viele integrierte Software-Suiten sind so flexibel wie Knetmasse und können individuell angepasst werden. Egal, ob vorhandene Funktionen geändert oder neue Module hinzugefügt werden sollen – alles ist möglich.
4. Welche Unternehmen können von einer integrierten Software-Suite profitieren?
Egal, ob es sich um ein kleines Start-up oder ein großes Unternehmen handelt. Eine integrierte Software-Suite kann für jeden ein Gewinn sein. Vor allem, wenn Geschäftsprozesse automatisiert werden sollen oder einfach nur eine bessere Zusammenarbeit angestrebt wird.
5. Wie finde ich heraus, ob eine integrierte Software-Suite für mein Unternehmen geeignet ist?
Um das herauszufinden, musst du deine aktuellen Geschäftsprozesse und Anforderungen genau unter die Lupe nehmen. In der Regel kommt vor der Digitalisierung die Standardisierung von Arbeitsabläufen.
Wenn du denkst, dass eine engere Zusammenarbeit, eine höhere Automatisierung und mehr Effizienz durch Geschäftsprozesse automatisieren für dein Unternehmen von Vorteil wären, dann ist eine integrierte Software-Suite genau das Richtige für dich.
