Projekt-KPIs: Warum nicht jeder im Unternehmen dieselben Zahlen braucht
Alle wollten ihre Zahlen direkt im Projekt sehen. Aber brauchten wirklich alle dieselben Auswertungen?
Mehrere Gesellschaften, unterschiedliche Unternehmensbereiche und eine über Jahre gewachsene Softwarelandschaft.
In einem umfangreichen Digitalisierungsprojekt bestand meine Aufgabe darin, die betrieblichen Abläufe auf einer gemeinsamen digitalen Grundlage zusammenzuführen.
Von der Kundenverwaltung über Angebote, Projektabwicklung und Personalprozesse bis hin zu Finanzprozessen und Abrechnung.
Dabei ging es nicht einfach darum, vorhandene Programme durch neue zu ersetzen. Die Informationen mussten zwischen den Unternehmensbereichen zusammenpassen und die Mitarbeiter sollten mit der neuen Arbeitsumgebung zuverlässig arbeiten können.
Eine Anforderung sorgte dabei für besonders intensive Diskussionen.
Alle Kennzahlen sollten direkt in der Projektsoftware entstehen
Die Projektverantwortlichen waren es von ihrer bisherigen Software gewohnt, Kennzahlen, Auswertungen und Analysen unmittelbar innerhalb ihrer Projekte zu erstellen.
Und genau so sollte es auch künftig funktionieren.
Das war zunächst nachvollziehbar. Wer täglich Projekte plant und steuert, benötigt schnell Antworten auf ganz praktische Fragen.
Wie weit ist das Projekt fortgeschritten?
Liegen wir noch im Zeitplan?
Wie entwickeln sich die Projektkosten?
Wo gibt es Abweichungen vom Budget?
Welche Aufgaben sind offen und wo müssen wir eingreifen?
Solche Projekt-KPIs gehören zur täglichen Arbeit der Projektverantwortlichen. Also warum sollten sie dafür also eine weitere Anwendung öffnen müssen?
Die Frage war berechtigt. Allerdings übersah sie zunächst einen anderen Informationsbedarf.
Projektcontrolling ist nicht für jeden dieselbe Aufgabe
Die Geschäftsleitung benötigt ebenfalls Kennzahlen. Aber sie betrachtet die Projekte aus einer anderen Perspektive.
Während ein Projektleiter wissen muss, welche Aufgaben zurückliegen und wo Kosten aus dem Ruder laufen könnten, möchte die Geschäftsführung beispielsweise erkennen:
Wie entwickeln sich die Projektkosten über mehrere Projekte hinweg?
Welche Projekte weichen von ihrer ursprünglichen Planung ab?
Wie stehen Plan- und Ist-Werte zueinander?
Welche wirtschaftlichen Entwicklungen zeigen sich über verschiedene Gesellschaften hinweg?
Wo besteht Handlungsbedarf, der über ein einzelnes Projekt hinausgeht?
Dafür reicht ein einzelnes Projektmanagement-Dashboard nicht unbedingt aus.
Die Geschäftsführung benötigt einen übergreifenden Blick, während der Projektverantwortliche die Zahlen für seine tägliche Arbeit braucht.
Beide arbeiten mit betrieblichen Daten. Aber sie müssen damit unterschiedliche Entscheidungen treffen.
Das war der entscheidende Unterschied.
Warum wir die Auswertungen anders aufgebaut haben
Für die operative Projektarbeit setzten wir Zoho Projects ein. Die umfangreicheren Analysen und Auswertungen wurden in Zoho Analytics aufgebaut.
Diese Trennung war eine bewusste Entscheidung.
Zoho Projects sollte die Projektarbeit unterstützen. Zoho Analytics übernahm die Aufbereitung und Auswertung der Kennzahlen, die über die unmittelbare Projektbearbeitung hinausgingen.
Damit mussten wir nicht versuchen, die gesamte bisherige Arbeitsweise innerhalb der Projektsoftware nachzubauen.
Allerdings gab es damals eine technische Einschränkung.
Die benötigten Analytics-Auswertungen ließen sich zum damaligen Zeitpunkt noch nicht direkt in die Projektoberfläche integrieren. Wer seine Zahlen benötigte, musste deshalb eine weitere Anwendung öffnen.
Für die Projektverantwortlichen war das eine Umstellung. Schließlich waren sie es gewohnt, möglichst alles an einem Ort zu finden.
Ich konnte diesen Einwand verstehen.
Trotzdem war für mich entscheidend, dass die Auswertungen dort aufgebaut wurden, wo sie fachlich sinnvoll erstellt und weiterentwickelt werden konnten.
Eine zusätzliche Programmansicht war damals der Kompromiss. Die passende Aufbereitung der Kennzahlen war das eigentliche Ziel.
Die Auswertungen wurden auf dieser Grundlage umgesetzt.
Wie ein Projektmanagement-Dashboard heute aussehen kann
Inzwischen hat sich Zoho Projects erheblich weiterentwickelt.
Heute stehen innerhalb der Projektsoftware deutlich umfangreichere Möglichkeiten für Dashboards, Berichte und Projektkennzahlen zur Verfügung. Auch die Verbindung mit Zoho Analytics bietet inzwischen zusätzliche Funktionen, darunter unter bestimmten Lizenzvoraussetzungen die Synchronisierung von Projektdaten in Echtzeit.
Dadurch lässt sich die damalige Anforderung heute anders lösen.
Für die unmittelbar benötigten Projekt-KPIs kann ein Dashboard direkt in Zoho Projects bereitgestellt werden.
Die Geschäftsführung kann gleichzeitig umfangreichere Analysen in Zoho Analytics nutzen, beispielsweise für unternehmensübergreifendes Projektcontrolling, Budgetabweichungen oder Plan-Ist-Vergleiche.
So werden die unterschiedlichen Informationsbedürfnisse berücksichtigt, ohne sämtliche Auswertungen zwangsläufig an derselben Stelle erstellen zu müssen.
Welche Aktualität und welche Darstellung tatsächlich möglich sind, hängt von der konkreten Integration, den verfügbaren Daten und den eingesetzten Lizenzversionen ab.
Würde ich dieselbe Anforderung heute bearbeiten, würde ich deshalb zuerst die inzwischen verfügbaren Funktionen prüfen.
Denn eine Entscheidung, die unter den damaligen technischen Bedingungen sinnvoll war, muss nicht für alle Zeiten die beste bleiben.
Was ich aus diesem Projekt mitgenommen habe
Die eigentliche Herausforderung war nicht, ein weiteres Dashboard einzurichten oder möglichst viele Kennzahlen darzustellen.
Es ging darum, zu verstehen, wer welche Informationen für welche Entscheidungen benötigt. Das klingt selbstverständlich. In der praktischen Umsetzung ist es das keineswegs.
Wenn Unternehmen eine neue Software einführen, orientieren sich Anforderungen häufig daran, wie bisher gearbeitet wurde.
Das ist zunächst eine wichtige Informationsquelle. Schließlich haben sich viele Arbeitsweisen aus nachvollziehbaren betrieblichen Gründen entwickelt.
Aber nicht jede bisherige Vorgehensweise muss unverändert übernommen werden. Deshalb untersuche ich bei solchen Projekten nicht nur, welche Funktionen gewünscht werden.
Ich möchte auch wissen:
Welche Aufgabe soll damit tatsächlich erfüllt werden?
Wer benötigt die Information?
Welche Entscheidung hängt davon ab?
Woher stammen die zugrunde liegenden Daten?
Wie aktuell und zuverlässig müssen sie sein?
Welche Auswirkungen hat eine Veränderung auf andere Unternehmensbereiche?
Manchmal bestätigt sich dabei, dass die bisherige Arbeitsweise sinnvoll ist. Manchmal zeigt sich aber auch, dass eine andere Aufteilung der Aufgaben die bessere Lösung ermöglicht.
Die richtige Frage ist deshalb nicht der Ansatz, wie bekommen wir alle Zahlen in ein Programm?
Es geht darum, wie stellen wir sicher, dass jeder die richtigen Zahlen für seine Entscheidungen am richtigen Platz bekommt?
Erst die Abläufe verstehen, dann die Systeme verändern
Dieser Praxisfall zeigt einen Ausschnitt aus einem wesentlich umfangreicheren Digitalisierungsprojekt. Die Herausforderung bestand darin, betriebliche Anforderungen, unterschiedliche Verantwortlichkeiten und mehrere Anwendungen zu einer funktionierenden Arbeitsumgebung zusammenzuführen.
Genau dort setzt meine Arbeit auch heute an.
Ich untersuche mit den Beteiligten, wie tatsächlich gearbeitet wird, welche Informationen und Entscheidungen notwendig sind und wo Zusammenhänge oder Abhängigkeiten berücksichtigt werden müssen.
Daraus entwickeln wir einen belastbaren Weg für mögliche Veränderungen.
Eine strukturierte Bestandsaufnahme kann dafür ein eigenständiger, bezahlter Auftrag sein. Sie liefert dokumentierte Befunde, Handlungsoptionen, erkennbare Voraussetzungen und Risiken sowie eine begründete Empfehlung.
Ob anschließend etwas verändert wird und wer die Umsetzung übernimmt, entscheidet das Unternehmen selbst.
→ Erst verstehen. Dann entscheiden. Dann verändern.
Wenn Sie vor einer Softwareeinführung stehen oder Ihre bisherigen Systeme und Abläufe weiterentwickeln möchten, können wir in einem kurzen Passungsgespräch klären, welche Fragen zuerst untersucht werden sollten.
