Am Monatsende sind die Projektzeiten erfasst. Ein Teil der Arbeit wird nach Stunden berechnet, ein anderer ist pauschal abgegolten. Einige Buchungen warten noch auf ihre Prüfung.
Eine offene Leistung kann berechtigt zurückgestellt worden sein. Vielleicht fehlt eine Bestätigung, vielleicht ist ein späterer Abrechnungstermin vereinbart. Sie kann aber auch übersehen worden sein.
Die Projektabrechnung sollte diese Unterschiede sichtbar machen. Denn erst dann lässt sich entscheiden, wo tatsächlich eingegriffen werden muss.
Projektzeiten erfassen und zur Abrechnung weitergeben
In einem Unternehmensprojekt habe ich die digitale Arbeitsumgebung von Grund auf eingerichtet. Dazu gehörte der Ablauf von der mobilen Zeitbuchung beim Kunden bis zur Rechnungsstellung.
Die Projektleiter konnten Aufgaben zuteilen. Die Mitarbeiter stempelten sich vor Ort per Smartphone zur Arbeit ein. Zusätzlich konnten sie ihre Produktivzeit für eine konkrete Projektaufgabe starten und darauf buchen.
Damit wurden zwei unterschiedliche Informationen erfasst. Die Arbeitszeiterfassung dokumentierte die Arbeitszeit. Die Projektzeiterfassung ordnete den Aufwand den Kundenaufträgen und Aufgaben zu.
Der Projektleiter prüfte die Buchungen auf Plausibilität und Richtigkeit. Nach seiner Freigabe wurden die entsprechenden Zeiten automatisch an die Abrechnung übergeben. Dort konnten sie per Klick in eine Rechnung übernommen und anschließend an den Kunden versendet werden.
Zu berücksichtigen waren feste Stundensätze, unterschiedliche Tätigkeiten und pauschal abgegoltene Arbeit.
Mein Beitrag war, diese Anforderungen in den Anwendungen einzurichten und die Arbeitsschritte miteinander zu verbinden. Die Mitarbeiter buchten auf ihre Aufgaben. Die fachliche Prüfung lag beim Projektleiter. Für die Rechnung standen anschließend die freigegebenen Angaben bereit.
Welche erfassten Zeiten dürfen auf die Rechnung?
Eine Zeitbuchung dokumentiert Aufwand. Wie dieser Aufwand abgerechnet wird, richtet sich nach der Vereinbarung mit dem Kunden.
Bei einer Abrechnung nach Stunden werden die betreffenden Zeiten mit dem vereinbarten Satz bewertet. Unterschiedliche Tätigkeiten können unterschiedliche Sätze haben. Bei pauschal abgegoltener Arbeit bleibt die Zeiterfassung für die Beurteilung des Projektaufwands wichtig. Daraus entsteht aber nicht automatisch eine zusätzliche Rechnungsposition.
Ein gedachtes Beispiel verdeutlicht den Unterschied. Ein Mitarbeiter erledigt eine vereinbarte Aufgabe und bearbeitet anschließend einen zusätzlichen Kundenwunsch. Beide Tätigkeiten werden auf das Projekt gebucht.
Für die Projektabrechnung muss nun geklärt sein, ob die zusätzliche Arbeit zur ursprünglichen Vereinbarung gehört oder gesondert beauftragt wurde. Die erfasste Dauer allein beantwortet diese Frage nicht.
Dass weniger Stunden berechnet als erfasst wurden, beweist deshalb noch keinen Fehler. Entscheidend ist, ob sich die Differenz erklären lässt.
Zeiterfassung und Rechnungsstellung mit vorhandener Software verbinden
Geeignete Anwendungen können bereits Rechnungen unmittelbar aus Zeitbuchungen erstellen. Auch fertige Verbindungen zwischen Projektverwaltung und Abrechnung sind verfügbar. Eine individuell programmierte Schnittstelle ist dafür nicht immer notwendig. [1]
Vor einer zusätzlichen Investition sollte deshalb geprüft werden, was eure vorhandene Software unterstützt.
Eine individuelle Verbindung kann sinnvoll sein, wenn die Vorteile der verbundenen Programme den Aufwand für Entwicklung und laufenden Betrieb rechtfertigen. Dazu gehören Fehlerkontrolle und spätere Anpassungen. Je nach Anforderung kann die Verbindung direkt zwischen den Programmen oder über eine zusätzliche Vermittlungssoftware erfolgen.
Ob eine gemeinsame Anwendung oder mehrere Programme eingesetzt werden, entscheidet noch nicht über die Qualität des Ablaufs. Wichtig ist, dass die benötigten Informationen einschließlich Freigaben und Ausnahmen richtig verarbeitet werden.
Warum fehlen Zeiten in der Abrechnung?
Eine Übertragung kann bewusst nur bestimmte Buchungen berücksichtigen. Eine aktuelle Integrationsdokumentation nennt beispielsweise Genehmigung, Abrechenbarkeit und Kundenzuordnung als Voraussetzungen für die Übernahme von Projektzeiten. Fehlt eine Voraussetzung, werden die betreffenden Zeiten nicht übertragen. [2]
Das kann eine sinnvolle Kontrolle sein. Eine ungeklärte Leistung soll möglicherweise gerade noch nicht berechnet werden.
Problematisch wird es, wenn die zurückgehaltene Buchung anschließend niemand mehr sieht. Die übrige Rechnung wird erstellt, während der offene Vorgang unbearbeitet bleibt oder im System versandet.
Projektleitung und Abrechnung sollten deshalb unterscheiden können:
| Bearbeitungsstand | Was zu klären ist |
|---|---|
| Erfasst, noch nicht geprüft | Wer muss die Buchung kontrollieren? |
| Zurückgestellt | Welche Information oder Entscheidung fehlt? |
| Freigegeben und abrechenbar | Wurde die Leistung bereits berechnet oder ist ein späterer Termin vorgesehen? |
| Pauschal abgegolten | Ist diese Behandlung richtig hinterlegt? |
| Übertragung gescheitert | Was ist angekommen, und wer bearbeitet den offenen Fall? |
Dafür kann eine vorhandene Auswertung genügen. Eine fehlende Freigabe sollte nicht dadurch „behoben“ werden, dass künftig ungeprüft alles übertragen wird.
Korrekturen und Störungen mitprüfen
Ein Mitarbeiter berichtigt eine Zeitbuchung. Eine Leistung wird einem anderen Auftrag zugeordnet. Oder eine bereits erstellte Rechnung muss korrigiert werden.
Dann muss feststehen, was mit den zugehörigen Projektangaben geschieht. Welche Änderung wird automatisch übernommen? Welche benötigt eine erneute Prüfung? Und wie wird verhindert, dass dieselbe Leistung versehentlich noch einmal berechnet wird?
Nach einer unterbrochenen Übertragung muss sich feststellen lassen, welche Daten im empfangenden Programm gespeichert wurden und welche noch fehlen. Die Daten können bereits angekommen sein, obwohl die Bestätigung nicht zurückkam. [3]
Unklare Vorgänge müssen gezielt geprüft werden können. Ein erneuter Übertragungsversuch darf nicht unbemerkt doppelte Einträge erzeugen.
Solche Fälle gehören in die Erprobung einer Verbindung. Dabei sollte auch geklärt werden, was Statusangaben wie „übergeben“, „verarbeitet“ und „berechnet“ tatsächlich bedeuten.
Welche Kennzahlen bei der Projektabrechnung helfen
Kennzahlen, häufig als KPI bezeichnet, können zeigen, wo offene Vorgänge liegen bleiben oder Nacharbeit entsteht. Für den Einstieg würde ich wenige, klar abgegrenzte Größen verwenden.
| Kennzahl | Was sie zeigt | Worauf zu achten ist |
|---|---|---|
| Wert freigegebener, noch nicht berechneter Leistungen | Welcher Betrag zur Abrechnung bereitsteht | Vereinbarte spätere Abrechnungstermine gesondert berücksichtigen |
| Zeit zwischen Freigabe und Rechnungsversand | Wie lange abrechnungsbereite Leistungen warten | Einheitliche Startpunkte und vergleichbare Abrechnungsmodelle verwenden |
| Aufwand für Rückfragen und Korrekturen | Wie viel Nacharbeit entsteht | Ursachen unterscheiden, etwa fehlende Angaben oder Übertragungsfehler |
Eine Übersicht zeigt beispielsweise 24.000 Euro freigegebene, noch nicht berechnete Leistungen. Ist das ein Problem?
Angenommen, davon werden 18.000 Euro vereinbarungsgemäß erst zum Monatsende abgerechnet. Weitere 4.000 Euro warten auf einen erforderlichen Kundennachweis. Bei den verbleibenden 2.000 Euro ist dagegen unklar, warum sie noch nicht berechnet wurden.
Die Gesamtsumme allein unterscheidet diese Fälle nicht. Erst Abrechnungstermin, Wartegrund und Zuständigkeit zeigen, wo tatsächlich Handlungsbedarf besteht.
Hilfreich ist deshalb eine Übersicht, die berechtigt wartende Leistungen von fälligen, ungeklärten Positionen trennt und erkennen lässt, seit wann diese offen sind. Die Zahlen dieses Beispiels sind frei gewählt.
Die Aussagekraft hängt davon ab, ob die Einträge vollständig, richtig zugeordnet und aktuell sind. Noch nicht erfasste Arbeit taucht beispielsweise auch in einer Übersicht offener Leistungen nicht auf.
Für jede Kennzahl sollte feststehen, wie sie berechnet wird, welche Vorgänge einbezogen werden und auf welchen Zeitpunkt sich die Daten beziehen. Sonst können zwei Abteilungen unter derselben Bezeichnung unterschiedliche Dinge messen.
Ein hoher offener Betrag ist nicht automatisch ein Verlust. Er kann aus einem vereinbarten Abrechnungsrhythmus entstehen. Prüfenswert wird er, wenn fällige Leistungen ohne nachvollziehbaren Grund liegen bleiben.
Was KI bei der Vorbereitung übernehmen kann
KI kann beispielsweise Vorschläge für Zeitbuchungen und Leistungsbeschreibungen erstellen. Aktuelle Herstellerdokumentation beschreibt solche Vorschläge als bearbeitbare Entwürfe, die anschließend zur Genehmigung eingereicht werden können. [4]
Das kann die Erfassung erleichtern. Ein geplanter Kundentermin belegt jedoch noch nicht die tatsächlich geleistete Arbeitszeit. Eine plausibel formulierte Tätigkeitsbeschreibung bestätigt noch nicht, dass eine Zusatzleistung beauftragt wurde.
Vor dem Einsatz sollte deshalb feststehen, welche Befugnisse das System erhält. Darf es Angaben vorschlagen, bestätigte Daten übernehmen oder auch Rechnungen freigeben und versenden?
Für die Berechnung bestätigter Stunden mit einem vereinbarten Satz braucht es nicht zwingend generative KI. Bei uneindeutigen Angaben muss der Fall zur Klärung gelangen. Eine sprachlich überzeugende Ergänzung ersetzt keine bestätigte Vereinbarung.
Die E-Rechnung braucht richtige Leistungsdaten
Die E-Rechnung stellt Rechnungsdaten strukturiert bereit. Welche Leistungen hineingehören, muss bereits im vorgelagerten Ablauf geklärt sein.
Die offizielle Dokumentation für Rechnungen an die Bundesverwaltung unterscheidet zwischen formalen Fehlern und sachlichen beziehungsweise inhaltlichen Fehlern. Eine technisch akzeptierte Datei kann somit weiterhin eine inhaltlich zu klärende Rechnung enthalten. [5]
Eine funktionierende Projektabrechnung muss die richtigen Angaben enthalten und sie im benötigten Format bereitstellen.
Wann sich eine Veränderung wirtschaftlich lohnt
Eine zusätzliche Verbindung sollte ein konkret benanntes Problem lösen. Dafür würde ich über einen passenden Abrechnungszeitraum festhalten lassen:
- Wie viel Zeit benötigen erneute Eingaben, Abgleiche und Rückfragen?
- Welche abrechenbaren Leistungen sind ungeklärt, welchen Wert haben sie und seit wann stehen sie offen?
- Wie häufig müssen Rechnungen wegen fehlerhafter Leistungsdaten korrigiert werden?
Offene Beträge dürfen dabei nicht pauschal als Verlust gerechnet werden. Eine berechtigt zurückgestellte Leistung ist anders zu bewerten als eine übersehene abrechenbare Position.
Anschließend werden die möglichen Maßnahmen verglichen.
| Befund | Mögliche Maßnahme |
|---|---|
| Eine passende Standardfunktion ist vorhanden. | Einrichtung und Nutzung verbessern |
| Abrechnungsregeln oder Zuständigkeiten sind unklar. | Fachliche Behandlung und Verantwortung klären |
| Bestätigte Angaben werden wiederholt abgetippt. | Vorhandene Verbindung oder geeigneten Export prüfen |
| Wesentliche Anforderungen werden nicht unterstützt. | Anpassung, Ergänzung oder Systemwechsel abwägen |
Zu den Kosten einer technischen Änderung gehören neben der Einrichtung auch Erprobung, Schulung, Betreuung und spätere Anpassungen.
Bei wenigen Vorgängen kann eine überschaubare manuelle Übergabe wirtschaftlich sinnvoll bleiben. Bei regelmäßig hoher Nacharbeit oder zeitkritischer Abrechnung kann sich eine technische Verbesserung rechtfertigen.
Wie organisatorische und technische Änderungen grundsätzlich gegeneinander abgewogen werden können, erläutert der Beitrag Geschäftsprozesse automatisieren.
Ein konkreter Prüfauftrag für deinen Betrieb
Lass dir von Projektleitung und Abrechnung zeigen, welche abrechenbaren Leistungen noch offen sind, warum sie warten und wer den nächsten Schritt übernimmt.
Wenn diese Auskunft zuverlässig möglich ist, habt ihr eine wichtige Grundlage, um die Projektabrechnung zu steuern.
Lassen sich Unterschiede nicht erklären, sollten die betroffenen Übergaben untersucht werden. Eine strukturierte Bestandsaufnahme kann dafür Befunde, Handlungsoptionen und eine begründete Empfehlung liefern. Ob anschließend etwas verändert wird, entscheidet das Unternehmen. Eine mögliche Umsetzung wird gesondert beauftragt.
Die Anforderung bleibt einfach: Für jede abrechenbare Leistung muss nachvollziehbar sein, ob sie auf der Rechnung steht. Und wenn nicht, warum.
Quellen
- Rechnungsstellung aus Zeit- und Leistungsdaten: Offizielle Dokumentation zur zeit- und materialbezogenen Abrechnung.
- Voraussetzungen und Fehlerfälle bei der Übernahme von Projektzeiten: Offizielle Integrationsdokumentation mit Fehlerübersicht.
- Wiederholungsversuche und Vermeidung doppelter Verarbeitung: AWS Builders’ Library zu idempotenten Schnittstellen.
- KI-gestützte Zeitbuchungen und Leistungsbeschreibungen: Offizielle Dokumentation zu Entwürfen, Bearbeitung und Genehmigung.
- Formale und sachliche Prüfung von E-Rechnungen: Offizielle FAQ zur E-Rechnung in der Bundesverwaltung.
