Er führt seine Einheit seit zwanzig Jahren. Großkunden rufen ihn direkt an. Sonderwünsche, die kein Handbuch abdeckt, löst er noch vor dem Mittagessen. Du vertraust ihm blind, weil du siehst, dass alles läuft.
Und du weißt, irgendwann musst du dir das genauer anschauen. Irgendwann musst du mit ihm reden, irgendwann schreibst du das alles auf. Morgen. Nächste Woche. Wenn das Quartal durch ist.
Dann kommt der Anruf. Autounfall, Krankenhaus, lange Reha.
Das Morgen, das du dir jeden Tag vorgenommen hast, gibt es nicht mehr.
Und plötzlich weiß niemand mehr, wie das eigentlich geht. Nicht weil er es geheim gehalten hat, sondern weil niemand je gefragt hat. Und weil er selbst dachte: „Das wissen doch alle.“
Das ist Tacit Knowledge. Stilles Wissen im Unternehmen. Das gefährlichste Kapital in deinem Unternehmen.
Was Tacit Knowledge wirklich ist und warum es sich nur schwer greifen lässt
Der Begriff stammt aus der Wissenschaft. Michael Polanyi hat ihn geprägt mit einem Satz, der bis heute sitzt:
„We know more than we can tell.“ – Wir wissen mehr, als wir sagen können.
Im Unternehmensalltag heißt das, es gibt Wissen, das in Handbüchern steht, und es gibt Wissen, das in Köpfen steckt. Das zweite ist das wertvollere. Und das erste ist das, das regelmäßig in Unternehmen gesichert wird.
Stilles Wissen im Unternehmen, das in den Köpfen einzelner lebt, ist nicht geheim. Es ist unsichtbar. Nicht einmal der Träger selbst sieht es als Wissen. Für ihn ist es Erfahrung, Instinkt, „das macht man halt so.“ Genau das macht es so schwer zu sichern.
Wo das gefährlichste stille Wissen sitzt
Es sitzt nicht im Standard. Den kann man im Lehrbuch nachlesen. Es sitzt in den Zwischenräumen, zwischen den Zeilen, zwischen den Zahlen. Es ist das Wissen, das einen Prozess von „funktioniert“ zu „läuft wie ein Schweizer Uhrwerk“ macht. Die Finesse, die durch hunderte Situationen eingeschliffen wurde. Die Reaktion auf den Großkunden, der immer dann anruft, wenn es brennt. Das Gespür dafür, wann man nachgibt und wann man standhält.
Das steht nirgendwo. Und es fällt erst auf, wenn es weg ist.
Laut dem Institut der deutschen Wirtschaft konnten 2024 rechnerisch 487.029 Stellen in Deutschland nicht mit passend qualifizierten Mitarbeitern besetzt werden. (IW Köln, „IW-Arbeitsmarktfortschreibung 2028″, 2025) Das ist die Zahl für fehlendes Fachwissen. Die Zahl für fehlendes Erfahrungswissen gibt es nicht. Sie wäre größer.
Der Generationenbruch: Eine Zeitbombe, die leise tickt
Die Baby-Boomer gehen. Nicht alle auf einmal, aber stetig. Und mit jedem Abgang geht ein Stück Unternehmensgedächtnis mit.
Das Tückische daran ist die Dynamik, die davor passiert. Die Jüngeren wissen es besser, haben um 15:30 Feierabend. Die Älteren resignieren irgendwann: „Dann könnt ihr mich alle mal.“ Kein böser Wille. Aber das Ergebnis ist dasselbe. Das Wissen bleibt im Kopf, bis der Kopf weg ist.
Und der Unternehmer? Der hat heute keine Zeit. Schreibt er morgen auf. Macht er nächste Woche das Gespräch. Bis der Erfahrungsträger kündigt, in Rente geht oder ausfällt. Dann ist das Morgen vorbei.
Ein strukturelles Risiko.
Laut einer Studie von Stifterverband und McKinsey haben 33 % der Mitarbeitenden in deutschen Unternehmen nicht die nötigen Fähigkeiten für ihre aktuelle Position, und 44 % erhielten 2024 keine Weiterbildung. (Stifterverband / McKinsey, „KI-Kompetenzen in deutschen Unternehmen“, Januar 2025) Wissenstransfer im Unternehmen findet nicht statt, weil die Struktur dafür fehlt.
Und die Vier-Tage-Woche macht es nicht besser. Das Institut der deutschen Wirtschaft zeigt, dass 60 % der Personalverantwortlichen durch die 32-Stunden-Woche steigende Arbeitsbelastung erwarten. (IW Köln, „Vier-Tage-Woche – Empirische Analyse der Chancen und Risiken“, 2025) Weniger Zeit bedeutet weniger Raum für das, was Wissenstransfer braucht. Gespräche, Flurgespräche, Mittagspausen, den Moment, in dem jemand fragt: „Wie machst du das eigentlich?“
Warum klassische Dokumentation daran scheitert
Du kennst das. Irgendwann kommt der Impuls, wir brauchen ein Handbuch, Prozesse aufschreiben, alles dokumentieren.
Und dann passiert nichts. Oder es entsteht ein Dokument, das niemand liest und das den Kern des Problems nicht trifft.
Der Grund ist einfach. Es braucht echte Präzision und den Willen zum Detail, um Wissen so niederzuschreiben, dass ein anderer es ohne Einweisung zeitnahe umsetzen kann. Das liegt in den meisten Unternehmen nur sehr wenigen Menschen. Und es ist Arbeit, die neben dem Tagesgeschäft kaum Platz findet.
„Das Management von Wissen ist entscheidend für die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit von Unternehmen.“ – Fraunhofer IAO, Trendstudie Wissensmanagement 2.0, zitiert in HRM.de
Der Satz stimmt, aber er löst das Problem nicht, denn Wissensmanagement und Wissenstransfer im Unternehmen scheitert nicht am Wollen. Es scheitert am Wie.
Der Weg durch das Problem: KI als Gesprächspartner
In einem Projekt habe ich das ausprobiert. Ich habe einen erfahrenen Mitarbeiter gebeten, mir zu erzählen, wie er einen komplexen Sonderauftrag abwickelt. Einfach erzählen, ohne Formular, ohne Template. Die KI hat zugehört, nachgefragt und daraus in kürzester Zeit ein Prozessdiagramm erstellt, das ein ganzes Team vorher in drei Jahren Handbuch-Projekt nicht hinbekommen hat.
Das ist das, was passiert, wenn du aufhörst, Wissen dokumentieren zu wollen, und anfängst, es zu erzählen.
KI denkt nicht wie ein Niederlassungsleiter. Aber KI kann zuhören, strukturieren, nachfragen und aus einem Gespräch ein Dokument machen, das tatsächlich nutzbar ist. Der erfahrene Mitarbeiter erzählt, wie er vorgeht, was er beachtet, was er in bestimmten Situationen tut. Die KI strukturiert daraus Prozessdiagramme, als Mermaid-Diagramme für die technische Dokumentation, implementierbar als visuelle Darstellungen in draw.io für alle, die lieber schauen als lesen. Mermaid ist dabei nichts anderes als eine einfache Textbeschreibung, aus der automatisch ein Flussdiagramm entsteht.
Diese Dokumente entstehen nicht in einem Rutsch. Sie wachsen. Jedes Gespräch fügt etwas hinzu, jede Situation, die der Mitarbeiter beschreibt, macht das Dokument vollständiger. So entsteht ein lebendes Dokument, kein Handbuch, das nach sechs Monaten veraltet ist.
„Neu hinzugekommen ist das Wissensmanagement, das zunehmend von KI-gestützten Anwendungen wie konversationellen Schnittstellen und automatisierten Recherchen profitiert.“ – McKinsey, „The State of AI 2025″
Laut McKinsey ist Wissensmanagement und Wissenstransfer im Unternehmen 2025 erstmals in die Top-Einsatzbereiche für KI aufgerückt, gleichauf mit IT sowie Marketing und Vertrieb. Der Mittelstand steht hier noch am Anfang. Das ist eine Chance.
Der nächste Schritt: Wissen sichern, bevor es zu spät ist
KI ist ein Werkzeug, aber das Werkzeug allein trägt nicht weit genug. Auch nicht bei Tacit Knowledge.
Was ich in der Praxis sehe sind Unternehmen, in denen Mitarbeiter das Gefühl haben, „das hier ist auch meine Firma“. Diese Firmen verlieren weniger Wissen beim Personalwechsel. Nicht weil sie bessere Dokumentationssysteme haben. Sondern weil Wissen dort kein persönliches Kapital ist, das man schützt, sondern ein gemeinsames Gut, das man weitergibt. Ein Werkstattleiter, der weiß, dass sein Nachfolger mit seinem Wissen erfolgreich sein wird, gibt dieses Wissen gern weiter. Einer, der fürchtet, damit ersetzbar zu werden, nicht.
Das ist eine Führungsentscheidung.
Ein konkreter erster Schritt ist, einen Mitarbeiter zu wählen, der in den nächsten zwei Jahren in Rente geht oder dessen stilles Wissen im Unternehmen besonders kritisch ist. Setz ihn einmal pro Woche für 45 Minuten mit einer KI zusammen und lass ihn erzählen, ohne Formular, ohne Druck, nur ein Gespräch. Die KI strukturiert, du bekommst ein Dokument. Nach vier Wochen hast du mehr gesichertes Wissen als nach drei Jahren Handbuch-Projekt.
Was tun, wenn jemand sein Wissen bewusst zurückhält?
Das gibt es, und es ist schwerer zu lösen als das technische Problem.
Wenn ein Mitarbeiter sein Wissen als Machtinstrument nutzt, bewusst oder unbewusst, ist das ein Fall für spezialisierte Begleitung. Rainer Flamm von fortschritt-mittelstand.de arbeitet genau an dieser Schnittstelle zwischen Unternehmenskultur und Wissenstransfer. Das anzusprechen ist essentiell für den reibungslosen und erfolgreichen Fortbestand von Unternehmensteilen oder der gesamten Firma.
Fazit
Tacit Knowledge ist das Wissen, das dein Unternehmen trägt und das du verlierst, ohne es zu merken, bis es zu spät ist.
Das Niederlassungsleiter-Szenario ist kein Einzelfall. Es passiert gerade in hunderten Unternehmen im deutschsprachigen Mittelstand, leise, ohne Alarm, ohne dass jemand fragt.
Wir müssen kein großes Projekt starten. Es reicht oft, das Gespräch mit einem Mitarbeiter, mit einer KI, mit uns selbst in Gang zu bringen. Es braucht unseren ehrlichen Blick darauf, welches Wissen im Unternehmen würde fehlen, wenn der Kopf, der es trägt, morgen nicht mehr da ist? Das ist die Frage, die zählt.
Stilles Wissen im Unternehmen ist zu wertvoll, um es dem Zufall zu überlassen. Buch dir jetzt ein kostenloses Erstgespräch. In 30 Minuten schauen wir gemeinsam, welches Wissen in deinem Unternehmen am kritischsten ist und wie ein erster konkreter Schritt aussieht.
