Ein Auftrag ist erledigt. Für die Rechnung fehlen noch die Arbeitsstunden und der Nachweis über zusätzlich verbautes Material. Im Büro beginnt die Suche. Ein Teil steht auf dem Stundenzettel, ein Foto liegt auf dem Handy und die zusätzliche Leistung wurde telefonisch vereinbart.
Diese beispielhafte Situation zeigt, worauf es bei der Digitalisierung und Automatisierung im Handwerk ankommt. Die benötigten Informationen müssen beim richtigen Auftrag zusammenkommen und rechtzeitig für den nächsten Arbeitsschritt verfügbar sein.
Wer seinen Handwerksbetrieb digitalisieren möchte, sollte deshalb zuerst einen konkreten Ablauf betrachten. Wo entsteht heute unnötige Arbeit, und welche Veränderung würde den Betrieb tatsächlich entlasten?
Was bedeutet Digitalisierung und Automatisierung im Handwerk?
Digitalisierung macht Informationen und Arbeitsschritte digital verfügbar. Ein Mitarbeiter erfasst beispielsweise seine Arbeitszeit direkt beim Auftrag. Das Büro kann die Angaben anschließend für die Abrechnung prüfen und verwenden.
Automatisierung geht einen Schritt weiter. Ein System führt bestimmte Aufgaben nach vereinbarten Regeln selbst aus. Es erinnert etwa an einen fehlenden Leistungsnachweis oder übernimmt freigegebene Auftragsdaten in die Rechnung.
Dabei können automatische und menschliche Schritte zusammenarbeiten. Die Software stellt Unterlagen zusammen. Ein Mitarbeiter entscheidet, ob eine zusätzliche Leistung wie vereinbart berechnet werden darf.
Ein digitaler Stundenzettel ist also ein Anfang. Für eine bessere Auftragsabwicklung muss auch geklärt sein, was anschließend mit seinen Angaben geschieht.
Wo lohnt sich der Einstieg?
Ich würde mit einem Vorgang beginnen, bei dem regelmäßig Nacharbeit entsteht. Dazu können gehören:
- Kundendaten werden in mehreren Programmen erneut eingegeben.
- Mitarbeiter fragen nach Unterlagen, die bereits irgendwo vorliegen.
- Erledigte Aufträge warten auf fehlende Angaben für die Rechnung.
- Arbeitszeiten und Materialverbrauch lassen sich dem Auftrag nicht eindeutig zuordnen.
- Änderungen werden telefonisch vereinbart, erreichen aber das Büro nicht.
Diese Beobachtungen sind Anhaltspunkte. Sie beweisen noch nicht, dass eine neue Software oder Schnittstelle benötigt wird.
Vielleicht unterstützt das vorhandene Programm den Ablauf bereits. Vielleicht fehlen eine Einstellung, eine Zuständigkeit oder eine verständliche Vereinbarung darüber, welche Angaben wann vorliegen müssen.
Die Prozessanalyse beginnt deshalb am tatsächlichen Arbeitsablauf. Auch der Leitfaden des Mittelstand-Digital Zentrums Handwerk empfiehlt, beteiligte Mitarbeiter einzubeziehen und Schwachstellen vor der Umsetzung zu priorisieren. [1]
Digitalisierung und Automatisierung im Handwerk an einem Auftragsbeispiel
Stell dir einen Montageauftrag vor. Der Mitarbeiter erfasst seine Arbeitszeit digital. Zusätzlich verbaut er Material, das im ursprünglichen Angebot nicht enthalten war.
Damit das Büro den Auftrag abrechnen kann, müssen mehrere Fragen beantwortet sein. Zu welchem Auftrag gehören Zeit und Material? Wurde die Zusatzleistung vereinbart? Wer darf sie freigeben? Welche Angaben braucht die Rechnung?
Eine App kann die Erfassung erleichtern. Sie ersetzt diese Vereinbarungen jedoch nicht.
Für eine verlässliche Übergabe könnte der Ablauf so aussehen:
- Der Mitarbeiter wählt den richtigen Auftrag aus.
- Er erfasst Zeit, Material und erforderliche Nachweise.
- Fehlende Angaben werden vor der Übergabe sichtbar.
- Eine zuständige Person prüft strittige oder zusätzliche Leistungen.
- Das Büro erhält die freigegebenen Angaben für die Rechnung.
Das ist ein mögliches Ablaufmodell, kein dokumentiertes Kundenprojekt. Welche Schritte dein Betrieb braucht, hängt von euren Aufträgen, Vereinbarungen und vorhandenen Systemen ab.
Wie vermeide ich doppelte Dateneingaben im Handwerksbetrieb?
Zuerst muss feststehen, wo eine Information verbindlich gepflegt wird. Wenn die Kundenadresse in mehreren Programmen unabhängig geändert werden kann, entstehen leicht widersprüchliche Einträge.
Prüfe deshalb an einem konkreten Auftrag:
- Wo werden Kunden- und Auftragsdaten zuerst erfasst?
- Welche Angaben werden später erneut eingegeben?
- Woran erkennen andere Programme denselben Kunden oder Auftrag?
- Was passiert, wenn eine Angabe korrigiert wird?
Anschließend lässt sich beurteilen, ob die vorhandene Software Daten übernehmen kann oder eine Schnittstelle sinnvoll ist.
Auch eine automatische Übertragung braucht Kontrollen. Fehlende Angaben, doppelte Aufträge und widersprüchliche Kundeneinträge müssen erkennbar bleiben.
Wie diese Fragen bei der Abrechnung zusammenhängen, erläutert der Beitrag CRM Integration für die Abrechnung.
Wann reicht meine vorhandene Handwerkersoftware?
Deine Handwerkersoftware kann ausreichen, wenn sie die wichtigen Aufgaben unterstützt und die benötigten Informationen rechtzeitig beim zuständigen Mitarbeiter ankommen.
Bevor du ein weiteres Programm einführst, lass dir den problematischen Vorgang gemeinsam mit deinem Softwarebetreuer zeigen. Prüft, ob eine vorhandene Funktion eingerichtet, eine Berechtigung angepasst oder die Bedienung besser vermittelt werden kann.
Eine zusätzliche Anwendung bringt eigene Aufgaben mit sich. Daten müssen ausgetauscht, Zugänge verwaltet und Fehler bearbeitet werden. Auch Schulung, Wartung und Support gehören zu den Kosten.
Für deine Entscheidung kommen drei Wege infrage:
| Möglichkeit | Wann sie sinnvoll sein kann |
|---|---|
| Vorhandene Software besser nutzen | Die benötigte Funktion ist vorhanden, wird aber noch nicht passend eingesetzt. |
| Eine Ergänzung oder Schnittstelle einführen | Eine klar benannte Aufgabe bleibt ungelöst, während das bestehende System die übrige Arbeit gut unterstützt. |
| Das System wechseln | Wesentliche Anforderungen lassen sich mit dem bisherigen System auch nach Prüfung nicht sinnvoll erfüllen. |
Ein Systemwechsel braucht eine eigene Planung. Bestehende Daten, offene Aufträge und die Arbeitsfähigkeit während der Umstellung gehören dazu.
Eine ausführlichere Entscheidungshilfe findest du im Beitrag Wann deine Handwerkersoftware eine Ergänzung braucht.
Was passiert, wenn eine Schnittstelle ausfällt?
Eine Schnittstelle verbindet Programme nach bestimmten technischen Regeln. Ob ein Datenaustausch dauerhaft funktioniert, hängt auch von Zugangsrechten, Datenformaten und Änderungen der beteiligten Anbieter ab.
Bei einer Störung kann eine Übertragung warten, abbrechen oder bereits teilweise ausgeführt sein. Deshalb muss nachvollziehbar sein, welche Vorgänge angekommen sind und welche noch offen bleiben.
Besonders wichtig ist der Fall, dass ein Programm keine Bestätigung erhält. Der Auftrag könnte trotzdem angelegt worden sein. Eine ungeprüfte Wiederholung kann dann einen zweiten Auftrag erzeugen.
Vor dem Einsatz sollten deshalb vier Fragen geklärt sein:
- Wer bemerkt und bearbeitet einen Fehler?
- Wie lässt sich der tatsächliche Bearbeitungsstand feststellen?
- Wie kann die Arbeit vorübergehend weitergehen?
- Wie werden offene Vorgänge später abgeglichen, ohne doppelte Einträge zu erzeugen?
Zur laufenden Betreuung gehört außerdem, Änderungen der beteiligten Programme zu prüfen. Ein einmal eingerichteter Datenaustausch braucht ein vereinbartes Betriebs- und Supportmodell.
Du musst diese technischen Aufgaben als Geschäftsführer nicht selbst übernehmen. Du solltest aber wissen, wer dafür zuständig ist und welchen Ersatzweg dein Betrieb bei einer Störung nutzen kann.
So prüfst du, ob die Veränderung etwas bringt
Wähle zunächst einen überschaubaren Teil der Auftragsabwicklung. Halte vor der Änderung fest, welcher Aufwand entsteht und welche Fehler oder Rückfragen regelmäßig vorkommen.
Je nach Ziel kannst du anschließend vergleichen:
- Wie oft werden dieselben Angaben erneut eingegeben?
- Wie viele Aufträge warten auf fehlende Informationen?
- Wie lange dauert die Vorbereitung einer Rechnung?
- Wie viel Nacharbeit entsteht durch falsche Zuordnungen?
Beziehe die Mitarbeiter ein, die mit dem Ablauf arbeiten. Sie können zeigen, welche Angaben unterwegs tatsächlich erfasst werden können und wo eine zusätzliche Eingabe die Arbeit erschwert.
Plane auch Zeit für Einrichtung und Erprobung ein. Fraunhofer IML weist darauf hin, dass digitale Veränderungen bestehende Abläufe belasten können und regelmäßige Tests nötig sind, damit Lösungen zu den betrieblichen Anforderungen passen. [2]
Eine Verbesserung sollte sich im gesamten betrachteten Ablauf zeigen. Wenn die Erfassung auf der Baustelle schneller wird, das Büro danach aber mehr korrigieren muss, ist das Ziel noch nicht erreicht.
Datenschutz und Zugriffe gehören zur Planung
Wenn Kunden- oder Mitarbeiterdaten verarbeitet werden, müssen auch Zugriffsrechte, Datensicherheit und die Rollen beteiligter Dienstleister geklärt sein.
Eine Werbeaussage wie „DSGVO-konforme Software“ beantwortet noch nicht, ob die konkrete Nutzung im Betrieb passend eingerichtet ist. Bei einer Auftragsverarbeitung muss beispielsweise eine entsprechende Vereinbarung mit dem Dienstleister bestehen. [3]
Prüfe auch den Alltag. Wer darf welche Daten sehen? Wer verwaltet die Zugänge? Was geschieht beim Ausscheiden eines Mitarbeiters? Wie kommt der Betrieb bei einer Störung wieder an benötigte Informationen?
Welcher nächste Schritt passt zu deinem Betrieb?
Nimm einen kürzlich abgeschlossenen Auftrag und geh ihn mit den beteiligten Mitarbeitern durch. Lass dir zeigen, wo Angaben erfasst, weitergegeben und ergänzt wurden.
Markiere die Stelle, an der die wichtigste Information zu spät, unvollständig oder mehrfach ankam. Dort würde ich mit der Untersuchung beginnen.
Für die grundsätzliche Vorgehensweise findest du weitere Orientierung im Beitrag Geschäftsprozesse automatisieren. Erst den Ablauf klären.
Wenn mehrere Systeme und Zuständigkeiten ineinandergreifen, kann eine strukturierte Bestandsaufnahme helfen. Sie liefert eine Grundlage für deine Entscheidung. Ob und durch wen anschließend etwas umgesetzt wird, entscheidest du danach.
Quellen
- Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk: Betriebsprozesse im Handwerk modellieren und optimieren. Leitfaden zu Prozessaufnahme, Mitarbeiterbeteiligung und Priorisierung von Verbesserungen. handwerkdigital.de
- Fraunhofer IML: Digitalisierung im Handwerk. Einordnung betrieblicher Anforderungen, Umstellungsaufwand und notwendiger Tests. Fraunhofer IML
- LfDI Baden-Württemberg: FAQ zur Abgrenzung der Verantwortlichkeiten und des Begriffs der Auftragsverarbeitung. Erläuterungen zu Verantwortlichkeiten und Vereinbarungen bei Auftragsverarbeitung.
